Préambule

Le présent règlement intérieur est établi par le bureau en application de l’article 12 des statuts de l’association. Il est destiné à fixer les divers points non précisés par les statuts et notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association dénommée « Wizards of the Vosges », sise à Saint-Dié-des-Vosges, et dont l'objet est la promotion du jeu de cartes Magic : The Gathering©, l’organisation de tournois, d’évènements et de formations ainsi que la production de contenus autour de ce jeu.
Le présent règlement intérieur s’applique à tous les membres de l’association. Il pourra être modifié par décision du bureau. Il est remis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent, et est annexé aux statuts de l’association. Le présent règlement intérieur est par ailleurs accessible sur le site internet de l’association.

Article 1 – Adhésions

Membres actifs

Pour faire partie de l’association en tant que membre actif, il faut adhérer aux statuts et au règlement intérieur et s’acquitter de la cotisation dont le montant est fixé par l’assemblée générale.
La cotisation annuelle est actuellement fixée à 15 € (valable de janvier à décembre).

Membres d’honneur

Pour faire partie de l’association en tant que membre d’honneur, il faut adhérer aux statuts et au règlement intérieur et être désigné par le bureau. Les membres d’honneur sont dispensés de cotisations. Peuvent notamment être désignés comme membres d’honneurs :

• Les Judges officiels de l’association, car ils contribuent au rayonnement national et international de l’association, tout en apportant un soutien aux évènements et ateliers ;
• Des joueurs reconnus pour leurs performances nationales ou internationales (Champions de France ou du Monde, Pro Tour, Hall of Fame, …) ou des célébrités, car ils contribuent au rayonnement de l’association (s’ils en proviennent) et/ou peuvent faire bénéficier l’association de leur expertise et de leur célébrité ;
• Les représentants des organismes apportant des subventions à l’association ;
• Toute autre personne ayant rendu des services remarquables à l’association.

Processus d’adhésion

Pour adhérer à l’association, il faut en faire la demande auprès d’un membre du bureau, remplir le formulaire proposé, et s’acquitter de la cotisation annuelle auprès du trésorier. Le paiement est possible par espèces, chèque ou virement bancaire.

Magic : The Gathering© s’adressant aux 13 ans et plus, il faut au moins 13 ans pour rejoindre l’association. Les mineurs devront fournir une autorisation parentale lors de leur demande d’adhésion.

Une fois l’adhésion validée par le bureau et le paiement reçu, un compte de membre est créé sur le site internet et une carte de membre est produite et remise au membre (format carte Magic).

Le bureau pourra refuser des adhésions et en informera alors l’ensemble des membres lors de la prochaine assemblée générale.

Article 2 – Assemblées générales

L’article 9 des statuts précise les modalités de la convocation et de la tenue des assemblées générales.

L’assemblée générale ne délibère que sur les points figurant à l’ordre du jour.

La convocation précisera le lieu de l’assemblée générale et si les membres peuvent ou doivent y assister à distance (par visioconférence).

Pour que l’assemblée générale puisse valablement délibérer, la présence ou la représentation d’un quart au moins des membres (quorum) est requise et sera contrôlée en début de séance et pour chaque vote.

Lorsqu’un vote à bulletin secret est sollicité ou requis, les membres seront appelés à voter sur internet.

Un procès-verbal est établi après chaque assemblée générale et déposé sur le site internet de l’association.

Article 3 – Bureau

L’article 11 des statuts précise la composition, les missions et la fréquence d’élection des membres du bureau.

Élection du bureau

Le bureau est élu par l’assemblée générale au scrutin de liste majoritaire à un tour. La liste obtenant le plus de votes est élue.

Les listes sont à transmettre au président jusqu’à quinze jours avant la tenue de l’assemblée générale ayant pour ordre du jour l’élection du bureau. Pour être considérées conformes, les listes doivent comporter :

• Au moins un président, un secrétaire et un trésorier ;
• Uniquement des membres majeurs.

Fonctionnement du bureau

Le président, le secrétaire et le trésorier disposent chacun d’une boîte mail liée à leur fonction.
L’adresse contact redirige vers la boîte mail du secrétaire. L’adresse bureau est une liste de diffusion qui redirige les messages aux membres du bureau.

Pour faciliter les échanges, le bureau communique généralement par messagerie instantanée, sur Facebook, Whatsapp ou Discord selon les préférences et possibilités de ses membres. Des réunions plus formelles peuvent également être organisées, conformément aux statuts.

Article 4 – Valeurs et fonctionnement

Valeurs

L’association Wizards of the Vosges veille au respect des valeurs qu’elle porte :

• Le respect. Le respect consiste à accepter chaque personne dans son individualité et à la traiter avec considération, quelles que soient ses caractéristiques (genre, ethnicité, …), ses croyances ou ses compétences. Le respect consiste également à se conformer aux règles (des statuts, du règlement intérieur, de la loi, du jeu), à traiter avec considération le matériel de l’association et les possessions d’autrui (cartes, classeurs, …), et à savoir accepter la défaite en faisant preuve de fair play.
• L’entraide. Du fait de son objet, l’association encourage chacun à être de bon conseil, à aider les autres dans leur apprentissage et leur progression, à partager et à être à l’écoute. L’entraide implique également de jouer loyalement, honnêtement, sans tricher et sans chercher à nuire ou à humilier (par exemple avec des comportements ou des remarques). La compétitivité du jeu ne justifie aucun comportement toxique.
• La convivialité. Le jeu étant au cœur de l’association, les rapports entre membres se doivent d’être positifs et chaleureux. La bonne ambiance et la bonne humeur permettent de garantir que le jeu sera ludique et plaisant. La convivialité est nécessairement collective, la bonne humeur des uns ne pouvant se faire au détriment des autres. Elle ne saurait d’ailleurs servir de prétexte à l’irrespect, comme par exemple à des remarques sexistes ou à connotation sexuelle. Respect, entraide et convivialité sont indissociables.

Par ailleurs, l’association est laïque et apolitique. Les membres sont libres de leurs croyances et convictions religieuses et politiques mais l’association n’est pas un lieu approprié pour les exprimer, car elles n’ont rien à voir avec le jeu donc en débattre risquerait de nuire à la convivialité et au respect.

Fonctionnement

Il est possible de s’impliquer dans l’association et suivre ses activités à l’aide des outils suivants :

• Discord. Discord est l’application utilisée par l’association principalement pour les interactions entre membres, les évènements virtuels et la communication courante.
• Facebook et Instagram. Facebook et Instagram sont les applications utilisées par l’association pour communiquer avec le grand public et avec ses membres.
• Paheko. Paheko est l’application utilisée par l’association pour gérer son site internet.
• HelloAsso. HelloAsso est l’application utilisée pour les adhésions et les évènements.

Les accès administrateur et les comptes sont possédés par le président de l’association, qui délègue certains privilèges d’administration à d’autres membres selon les nécessités.

Article 5 – Activités

L’association organise différentes activités tout au long de l’année, dont notamment :

• Des parties régulières ouvertes à tous, réservées aux membres actifs, aux membres sympathisants et aux membres d’honneur de l’association (2 séances de découverte pour les non-adhérents).
• Des tournois draft ou scellé ouverts à tous. Le tarif de ces tournois est déterminé par le tarif des boosters et des lots.
• Des tournois construits ouverts à tous. Le tarif de ces tournois est déterminé par le tarif des lots.

L’agenda et le lieu des activités est disponible sur le site internet et les participants doivent s’y inscrire en avance et arriver à l’heure. Les membres bénéficient de 5 boissons offertes par année.

Article 6 – Comptabilité

La bonne tenue des comptes est garantie par le trésorier qui ne procède à des paiements que sur présentation d’une pièce comptable visée du président. Le trésorier présente aux membres réunis en assemblée générale un rapport comptable annuel complet.

Article 7 – Procédures disciplinaires

Des procédures disciplinaires peuvent être prononcées par le bureau, notamment pour non-respect des statuts et du règlement intérieur.

Les sanctions incluent l’avertissement, la suspension d’accès aux activités associatives, et la radiation.

La personne est invitée au préalable à se présenter devant le bureau pour fournir des explications. Elle peut être accompagnée d’un autre membre de l’association si elle le souhaite. Suite à cette audition, le bureau statue sur la sanction et en informe ensuite la personne.

Article 8 – Modification du règlement intérieur

Pour rappel, selon l’article 12 des statuts, une demande de modification du règlement intérieur peut être faite par tout membre du bureau et par l’assemblée générale. Cette demande de modification doit être adressée au bureau qui dispose alors de 3 mois pour valider ou refuser la modification proposée.

Annexe – Historique des modifications

• 18/01/2026 : Modifications AG 2025 : tarif membre unique à 15€. Mise à jour outils
• 29/12/2024 : Modifications AG 2024 : tarif sympathisant à 10€ avec accès au jeu libre
• 18/08/2024 : Parties régulières réservées aux adhérents (avec 2 séances découverte possibles)
• 05/02/2024 : Ajout de 2 premières séances gratuites pour les parties régulières
• 21/12/2023 : Ajout de la catégorie « Membres sympathisants »
• 03/11/2023 : Version initiale du règlement intérieur